Aspek Organisasi

Bagaimana Menyusun Program K3?

Susunlah Program K3 dengan menggunakan prinsip SMART

Dalam beberapa hari ini, saya sering kali menemukan pertanyaan dari fresh graduate atau dari rekan-rekan yang menanyakan tentang contoh program kerja K3 (keselamatan dan kesehatan kerja). Saya juga pernah menemukan sebuah program kerja K3 yang salah dalam pembuatannya, mungkin sang penyusun belum mengetahui cara menyusun program kerja K3 yang tepat.

Hal ini diperparah dengan metode copy-paste dari perusahaan lain yang belum tentu benar juga dan belum tentu cocok ketika diterapkan di tempat kerja yang sekarang. Efeknya apa? Kecelakan kerja masih sering terjadi, tidak ada keefektifan dalam bekerja dan tidak ada arah dalam penerapan program.

Yuk, kita bahas tentang program kerja K3 itu apa, bagaimana, dan untuk apa dibuat?

Tujuan Program K3

Setiap perusahaan selain mempunyai visi dan misi tentu mempunyai target yang hendak dicapai. Target tersebut dapat berupa target jangka panjang maupun jangka pendek. Target ini berlaku dalam seluruh lingkup operasi perusahaan yang mana di dalam sebuah perusahan terdiri dari berbagai divisi atau elemen yang tentu saja mempunyai target masing-masing namun semua harus bermuara pada target perusahaan.

Secara mudahnya, definisi program kerja adalah susunan rencana kegiatan kerja yang sudah dirancang dan telah disepakati bersama untuk dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Program kerja harus dibuat secara terarah, sebab akan menjadi pegangan perusahaan maupun divisi dalam mencapai sebuah tujuan.

menyusun program k3
Ilustrasi menyusun program k3

Selain itu, program kerja sendiri juga dapat menjadi sebuah tolak ukur dalam pencapaian target saat akan melakukan pekerjaan dan hasilnya akan di evaluasi pada masa akhir waktu yang sudah ditentukan bersama (rata-rata setahun).

Tujuan program K3 antara lain adalah sebagai :

  • Mencapai visi dan misi perusahaan

Program kerja yang jelas dan efektif akan sangat membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan walaupun nanti dalam pelaksanaannya berbeda orang atau tim yang mengerjakan.

  • Menjawab kebutuhan dari perusahaan maupun divisi.

Program kerja yang efektif dan jelas akan membantu organisasi untuk menjawab permasalahan yang ditimbulkan dalam aktivitas pencapaian target.

  • Memberikan arah kerja yang sistematis dan terukur.

Program kerja akan membantu karyawan bekerja secara sistematis dan terukur sehingga diharapkan kinerja karyawan dapat meningkat.

Dari pemahaman diatas, kita bisa menarik kesimpulan bahwa program kerja k3 adalah target dari departemen atau divisi K3 yang harus dicapai dalam suatu periode waktu tertentu. Pertanyaannya sederhana “bagaimana cara kita menyusun program kerja K3 yang terarah dan terukur?

Menyusun Program K3

Banyak cara atau metode yang bisa dilakukan dalam pembuatan program kerja dan masing-masing mempunyai kekurangan dan kelebihannya. Pilih salah satu yang dipahami dan mudah diterapkan dalam pembuatan program kerja K3.

Dalam pembahasan ini, penulis memilih memakai metode smart goal ( Management Review George T Doran tahun 1981) yaitu sebuah alat yang sangat efektif untuk mencapai tujuan bisnis atau target perusahaan secara realistis dan konsisten.

Apa itu smart goal? Apa hubungan dengan pembuatan program kerja K3?

Langsung saja, kita mulai pembahasan pembuatan program kerja K3 dengan metode smart goal. Penentuan sasaran ataupan target yang tepat merupakan hal yang sangat penting dalam memotivasi dan meningkatkan kinerja suatu tim karena adanya fokus yang jelas terhadap apa yang akan dicapai.

Smart goal adalah filosofi yang digunakan guna membantu kita dalam menetapkan target dan tujuan dengan lima langkah yang cukup sederhana (singkatan dari SMART) yaitu

Spesifik

Buatlah target yang akan dicapai se-spesifik mungkin. Kita perlu ingat dalam pembuatan program kerja tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan dengan bahasa yang lugas. Bisa di bantu dengan menggunakan pertanyaan 5W 1H sebelum menetapkan target yaitu Who, What, Where, When, Why dan How.

Misalnya target dalam tahun ini adalah bebas dari kecelakaan berat atau fatality. Tahun kedua targetnya adalah Zero Accident serta terbentuknya budaya K3.

Measureable

Miliki kriteria untuk mengukur progres dari tindakan yang sudah dilakukan. Filosofi yang melatarbelakangi poin ini yaitu “Jika target tidak dapat diukur, mustahil untuk mengetahui apakah anda telah membuat kemajuan dalam mencapai tujuan akhirnya”

Adanya kriteria yang bisa diukur maka kita bisa mengetahui kemajuan dari program k3, membantu tim untuk tetap berada dalam jalur yang benar, menepati tenggat waktu, dan merasakan semangat dan euforia ketika memperoleh hasil yang menggembirakan di setiap pencapaian yang membawa mereka lebih dekat dengan tujuan.

Achievable

Tetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai, buat target yang jangan terlalu mudah dicapai tetapi tidak terlalu sulit dicapai dalam artian harus dapat dicapai melalui usaha-usaha yang menantang dan harus berdasarkan kemampuan yang dimiliki.

Tim harus mengetahui dimana letak kemampuannya dan mempertimbangkan kinerja sekarang dengan kinerja yang diharapkan. Perkembangan dari kinerja sekarang ke kinerja yang diharapkan harus dilakukan secara bertahap dan target yang ingin dicapainya juga harus ditetapkan secara bertahap pula.

Target yang ditetapkan akan dapat dicapai apabila kita telah menentukan apa yang paling penting, lalu mampu membayangkan langkah-demi-langkah untuk mewujudkannya. Untuk itu, Anda akan mengembangkan perilaku, kemampuan, keahlian, dan kapasitas finansial untuk mencapainya.

Relevan

Buat tujuan yang relevan untuk dicapai yang  akan mendorong tim untuk lebih maju. Buat target yang selaras dengan target target yang lain.

Oleh karena itu, kita harus memilih target yang tepat. Seringkali kita (divisi K3) membutuhkan dukungan dari berbagai pihak guna mencapai target sumber daya, dan apapun yang bisa membantu untuk melaksanakan program K3.

Timely

Tetapkan tenggat waktu untuk melindungi target dari serangan krisis dalam sebuah tim atau organisasi. Komitmen kepada deadline akan membantu tim untuk tetap fokus menjalankan pekerjaan untuk memenuhi target tepat waktu, atau bahkan lebih cepat.

Tanpa adanya batas waktu, tim akan bekerja lambat dan tidak ada perasaan urgensi (mendesak) sehingga sangat sulit untuk mencapai target yang diinginkan. Jika Anda tidak menentukan alokasi waktu dan menentukan tenggat, proyek Anda akan tertunda sehingga menyita waktu yang lebih panjang dan beberapa tugas tidak terselesaikan.

timely
Menyusun waktu yang sesuai

Setelah target program kerja sudah dibuat, hal terpenting adalah bagaimana cara kita dalam mencapai target itu terpenuhi sesuai dengan rencana? Tentu dibutuhkan langkah-langkah atau program lainnya, saya ambil contoh kasus diatas yaitu target program kerja adalah zero fatality atau pencegahan cidera berat.

Bagaimana cara kita mencapainya? Dari target kerja ini, kita bisa menurunkan dengan langkah-langkah pengendalian yang bertujuan untuk mencapai target tersebut misalnya :

  1. Inspeksi lapangan 30 kali per bulan
  2. Toolbox Meeting 50 Kali per bulan( 2 shift perhari)
  3. Induksi karyawan seluruh karyawan
  4. Training, uji kompetensi 100 karyawan
  5. Drill emergensi 2 kali setahun
  6. Inspeksi perlatan keselamatan 12 kali setahun
  7. Sidak kelengkapan APD 6 kali per bulan
  8. Dll

Selanjutnya, kita membuat waktu pelaksanaannya dalam pengerjaan tahapan-tahapan di atas, yang perlu diingat adalah komitmen dan konsistensi dari yang sudah dibuat dengan memperhatikan tenggang waktu yang diberikan misalnya poin 7 disebutkan 6 kali per bulan.

Jika perlu, kita bisa membuat program kerja yang fleksibel waktunya karena adanya kondisi lingkungan yang tak menentu atau kejadian tidak terduga. Apabila demikian, lakukanlah revisi rencana dan tetaplah bekerja sampai kita mencapai target dan menghasilkan progres.

Penutup

Itulah sedikit pembahasan tentang program kerja K3 semoga dengan sedikit tulisan ini membantu rekan rekan dalam pembuatan program kerja K3. Rumit dan susah sudah pasti ada dalam pembuatannya namun jika tidak dikerjakan kita tidak akan pernah tahu dan bisa membuat program kerja K3 yang baik dan benar.

Rapat penyusunan program K3

Jangan selalu mengandalkan bertanya dan copy paste program kerja dari tempat lain karena namanya risiko pasti berbeda-beda. Beda tempat beda perusahaan tentu beda juga risiko maupun pengendaliannya.

Biasakan untuk membaca dan belajar …. belajar …belajar dan terus belajar semoga menjadi insan K3 yang kompeten dan disegani.

Salam K3

Sumber literatur : Management Review George T Doran tahun 1981, berbagai sumber online antara lain wikipedia, wikihow.

Budhi Setiyawan

Pembina HSE INDONESIA Wilayah jatim dan Regional Malang Raya. Bekerja di salah satu perusahaan tambang Nikel di Sulawesi Tenggara

Komentar Anda?

Back to top button
Close