Tahap 5S atau 5R dan Kaitannya dengan K3

Tahap 5S atau 5R banyak diimplementasikan di berbagai industri. Tahap 5S atau 5R selain dapat meningkatkan produksi, mutu, dan bisa juga meningkatkan keselamatan dan kesehatan atau K3 di tempat kerja kita.

Pengertian 5S atau 5R

5S atau 5R berasal dari Jepang dan sudah diadaptasi di berbagai negara. Dalam bahasa aslinya, 5S merupakan kependekan dari:

• seiri (整理),
• seiton (整頓),
• seisō (清掃)
• seiketsu (清潔), dan;
• shitsuke (躾)

Dalam Bahasa Inggris, 5S diadaptasi menjadi

• “Sort“,
• “Set In order”,
• “Shine”,
• “Standardize” and
• “Sustain”

Sedangkan dalam Bahasa Indonesia, 5S diterjemahkan menjadi 5R, yaitu:

• Ringkas
• Rapi
• Resik
• Rawat
• Rajin

Sejarah 5R atau 5S

5S atau 5R pertama kali dikembangkan di Jepang untuk melaksanakan just in time manufacturing. 5S atau 5R dimulai sebagai bagian dari Toyota Production System pada awal dan pertengahan abad ke-20. Sistem ini juga diidentifikasi sebagai lean manufacturing di dunia barat memiliki tujuan untuk meningkatkan value (nilai) dari produk atau jasa untuk pembeli.

Lean manufacturing pada Toyota digunakan pada banyak tools seperti kaizen, kanban, jidoka, heijunka, dan poka-yoke. 5S atau 5R dianggap bagian dasar dari Toyota Production System karena telah membantu mereka untuk membuat tempat kerja yang bersih, teratur dan konsisten dalam mendapatkan hasil yang bagus. Tempat kerja yang berantakan akan cenderung membuat pekerja menjadi membuat salah, memperlambat produksi dan bahkan membuat kecelakaan. Kesemua dampak buruk itu akan membuat gangguan terhadap operasional dari perusahaan.

2 kerangka besar untuk memahami dan menerapkan 5S atau 5R dipercaya muncul dari Osada dan Hiroyuki Hirano. Hirano menyediakan struktur untuk meningkatkan program ini dengan langkah-langkah yang jelas. Seperti diterangkan oleh John Bicheno. Hirano mengadopsi 4S dari Toyota dengan Seiton dan Seiso digabung. Dari luar Jepang, Alexey Gastey’s dari Cetntral Institute Labour di Moscow dipercayai telah mengembangkan sistem manajemen ini .

Tahap 5S atau 5R

Tahap 5S atau 5R mungkin terdengar sangat abstrak untuk sebagian orang, namun sejatinya konsep ini mudah untuk dipraktekan oleh siapapun di tempat kerja. 5S atau 5R melibatkan pekerja untuk menilai keberadaan benda pada tempat tertentu, menghilangkan hal yang tidak diperlukan, menyusun barang secara logis, melakukan tugas housekeeping dan menjaga siklus ini tetap berlangsung.

Berikut adalah tahap 5S atau 5R

Ringkas / Sort / Seiri

Tahapan pertama dari 5S adalah ringkas/ sort/ seiri. Tahapan ini mencakup pemilahan semua peralatan, furnitur, material, dan lain-lain. Tahapan ini mengharuskan kita untuk mengidentifikasi barang mana yang diperlukan dan barang mana yang tidak diperlukan. Pertanyaan yang harus ditanyakan pada tahap ini adalah:

• Apa tujuan dari benda ini?
• Kapan benda ini digunakan?
• Seberapa sering benda ini digunakan?
• Siapa yang menggunakan?
• Apakah harus berada di sini?

Pertanyaan-pertanyaan di atas membantu kita untuk menilai sebuah barang. Area kerja kita bisa menjadi lebih baik tanpa benda yang diperlukan atau barang yang jarang digunakan. Pastinya, dengan kita menghilangkan benda ini, kita akan memperoleh space baru di area kerja. Untuk menilai apakah benda ini diperlukan atau tidak, kita harus melibatkan orang yang biasa bekerja di area tersebut karena mereka yang paling tahu atau bahkan yang menggunakan barang-barang yang ada di area itu.

Tindakan yang bisa kita lakukan terhadap benda-benda yang kita tidak perlukan adalah:

• Berikan barang tersebut ke departemen lain
• Daur ulang/ buang/ jual barang tersebut
• Masukan barang ke area penyimpanan

Dalam kasus nilai (value) dari sebuah barang tidak pasti, misalnya barang tidak digunakan dalam beberapa saat terakhir, namun pekerja berpikir bahwa benda ini mungkin digunakan di masa depan, maka berikanlah tanda (tagging) yang biasanya berwarna merah. Tanda merah ini biasanya dibuat dari kardus atau stiker yang bisa dilampirkan pada benda yang menjadi pertanyaan. Pengguna dapat mengisi informasi tentang benda tersebut dengan:

• Lokasi
• Deskripsi
• Nama orang yang menggunakan tanda merah
• Tanggal dari pemberian tanda merah

Benda yang telah diberikan tanda merah ini harus diletakkan di area khusus  Bersama dengan benda lain yang juga memiliki status serupa. Jika dalam waktu tertentu (sebulan atau 2 bulan), benda tersebut masih belum digunakan, maka saatnya benda itu dikeluarkan dari area kerja. Benda yang memiliki tanda merah (red tag) namun belum dibuang tentunya akan “memakan tempat” yang pastinya bertentangan dengan prinsip 5S.

Rapih / Set in order / Seiton

Ketika benda-benda yang tidak diperlukan telah disingkirkan, kita akan mudah untuk melihat fungsi dari benda. Sekarang, saatnya kita untuk menyortir benda-benda yang telah lolos dalam tahap ringkas tadi. Hal yang harus diperhatikan adalah:

• Orang mana atau area kerja mana yang menggunakan benda yang ada?
• Benda mana yang digunakan?
• Benda apa yang digunakan paling sering?
• Apakah benda-benda tersebut dapat dikelompokkan?
• Di mana benda-benda ini secara logis harus ditempatkan? Apakah beberapa benda harus ditempatkan lebih ergonomis untuk pekerja dibandingkan dengan yang lain? Apakah beberapa peletakkan benda menyebabkan pergerakan yang tidak diperlukan?
• Apakah membutuhkan tempat penyimpanan khusus untuk membuat barang lebih teratur?

Dalam tahap ini, setiap orang harus menentukan pengaturan mana yang paling logis. Untuk menentukan hal ini, kita bisa berpikir melalui tugas, frekuensi dari tugas tersebut, rute atau jalan pekerja dalam area tertentu.

Implementasi dari tahapan ini adalah:

• Atur tempat kerja sehingga semua peralatan berada dalam jarak yang dekat, mudah untuk dijangkau dan diurut secara logis sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Tempatkan komponen sesuai dengan kegunaannya, dengan komponen yang paling dekat dengan tempat kerja
• Atur semua benda yang diperlukan sehingga mereka dapat dengan mudah untuk dipilih dan digunakan. Hal ini untuk membuat kita mudah dalam menemukan dan mengambil benda yang diperlukan
• Tetapkan lokasi mudah untuk peletakkan barang-barang. Gunakan label yang jelas, tanda atau petunjuk sehingga benda-benda akan menadi mudah untuk ditemukan.

Resik/ Shine / Seiso

Tahap resik ini meliputi pekerjaan untuk membersihkan area yang termasuk menyapu, mengepel, membersihkan dari debu, meletakkan peralatan dan material. Tahap resik juga meliputi pemeliharaan rutin dari peralatan dan mesin. Perencanaan dari pemeliharaan akan membuat kita mampu untuk menangkap masalah dan mencegah alat rusak sehingga tidak muncul kerugian yang mungkin membuat pekerjaan akan berhenti.

Tahap resik ini jangan dipahami sebagai tindakan yang harus dilakukan oleh tim cleaning service saja. Tahap ini harus dilakukan oleh siapapun di tempat kerja secara harian. Hal tersebut akan membuat pekerja merasa memiliki area tersebut.

Tujuan yang ingin diraih dalam tahap ini adalah:

• Meningkatkan efisiensi dari proses produksi, keselamatan kerja, pengurangan terhadap limbah, pencegahan terhadap kesalahan dan defects
• Menjaga area kerja bersih dan menyenangkan
• Mampu membuat semua orang yang tidak familiar terhadap lingkungan untuk mendeteksi masalah dalam radius 50 kaki dalam 5 detik

Implementasi:

• Membersihkan area kerja dan peralatan secara harian atau interval yang teratur dan sering
• Inspeksi area kerja dan peralatan ketikan melakukan pembersihan

Rawat / Standardize / Seiketsu

Ketika 3 tahap pertama dari 5S diselesaikan, maka area kerja akan terlihat lebih bagus. Semua benda yang tidak diperlukan akan dikeluarkan, semuanya terlihat terorganisir, area dibersihkan, dan peralatan dalam urutan yang bagus.

Masalahnya adalah, ketika 5S baru diterapkan di perusahaan, maka akan sangat mudah untuk membuat perusahaan tersebut terlihat bersih dan terorganisir namun hal tersebut dapat perlahan hilang dan kembali ke semula  karena tidak dirawat. Tahap rawat membuat 5S atau 5R berbeda dari sebuah kerja bakti menjadi sebuah perbaikan berkelanjutan yang konsisten.

Tahap rawat membuat semuanya menjadi tersistemisasi dan membuat pekerja memiliki kebiasaan 5R. Tahap rawat termasuk pemeriksaan tugas reguler, membuat jadwal dan menerbitkan instruksi sehingga aktivitas menjadi rutin dan akhirnya menjadi kebiasaan.

Checklist 5R harian akan sangat membantu. Jadwal untuk pembersihan yang berisi frekuensi pembersihan dan siapa yang bertanggung jawab juga akan membantu. Selain itu, pengingatan terhadap 5R mungkin juga diperlukan harian akan pekerja menjadi terbiasa.

Tujuan Rawat:

• Membuat prosedur dan jadwal untuk memastikan pengulangan dari 3S atau 3R yang pertama

Implementasi:

• Membuat struktur kerja yang mendukung kebiasaan baru untuk menjadi hal yang rutin
• Memastikan setiap orang mengerti tanggung jawab dalam menjalankan 3S yang pertama
• Menggunakan foto dan kontrol visual untuk membantu semuanya tetap sebagaimana mestinya
• Meninjau status dari implementasi 5S secara reguler dengan menggunakan audit checklist

Rajin/ Sustain / shitsuke

Rajin mengacu pada proses yang membuat 5R atau 5R berjalan dengan lancar sambil memastikan semua orang dalam organisasi terlibat. Manager haruslah berpartisipasi, karyawan produksi, gudang, karyawan di office dan lain-lain. Rajin membuat 5S menjadi bagian dari budaya organisasi. Ketika 5S sudah berjalan dalam jangka waktu lama, maka saat itulah bisnis dan organisasi akan melihat keberlanjutan.

Tujuan:

• Memastikan pendekatan 5S diikuti

Implementasi:

• Melakukan sesi training
• Melakukan audit reguler untuk memastikan semua standar yang disepakati telah diimplementasikan dan diikuti
• Melaksanakan perbaikan sebisa mungki. Masukan dari pekerja dapat sangat berharga untuk mengidentifikasi peningkatan
• Ketika isu muncul, identifikasi penyebabnya dan terapkan perubahan yag dibutuhkan untuk mencegah kejadian yang sama.

K3 dan 5R

K3 dan 5R sangatlah berkaitan. Ada yang menganggap bahwa K3 (keselamatan dan kesehatan kerja) merupakan awal dan salah satu capaian dari K3. Beberapa perusahaan menganggap K3 (safety) adalah S yang ke-enam.

K3 di sini termasuk untuk kegiatan untuk membuat tempat kerja lebih ergonomik, membuat persimpangan yang aman misalnya untuk persimpangan forklift dengan pejalan kaki, memberikan label kepada lemari penyimpanan kimia sehingga pekerja mengetahui bahaya potensial. Jika ditemukan bahwa layout dari area kerja atau aktivitas yang dilakukan berbahaya, maka bahaya tersebut harus dikurangi sebisa mungkin.

Beberapa orang berpendapat bahwa menambah safety di luar 5S adalah tidak diperlukan karena 5S sendiri itu sendiri secara otomatis akan menghasilkan safety. Mereka berpikir jika area kerja diorganisir secara sesuai, dilakukan pembersihan, penggunaan rambu k3, maka tahap spesifik untuk safety tidaklah diperlukan.