Aspek Organisasi

Prosedur vs Instruksi Kerja

Beberapa hari yang lalu, saya diajak ngopi bersama teman di mana di situ juga terdapat seorang fresh graduate yang ikut serta dalam obrolan tersebut. Sambil menikmati segelas kopi yang pekat dan panas tersebut, sang fresh graduate bertanya tentang apa sih yang sebenarnya di maksud dengan prosedur kerja apa bedanya dengan Instruksi kerja atau Work instruction?

Ada hal yang menarik dari bincang-bincang di kafe kopi pinggir pantai tersebut ketika saya ingin tahu terlebih dahulu apa yang dipahami tentang prosedur kerja selama ini,  sambil menikmati kopi dan semilir angin laut, alunan musik yang menghentak khas daerah Sulawesi Tenggara dan gelak tawa pengunjung lain di sekitar kita.

Kawan fresh graduate (selanjutnya saya singkat sebagai FG) mulai menjelaskan tentang pemahaman dia ketika sedang melakukan praktek kerja di sebuah area pertambangan dan menceritakan pula asal muasal pehaman tersebut dari seorang yang mempunyai jabatan lumayan tinggi di departemennya dengan segudang pengalaman yang disampaikan kepada FG yang lagi melakukan magang kerja.

Standar operasi itu tingkatannya di bawah dari kebijakan perusahaan yang merupakan aturan tertinggi untuk dilaksanakan, sedangkan di bawahnya baru ada yang namanya Instruksi kerja atau work instructions, baru dokumen. Sambil menjelaskan FG juga menunjukan gambar tingkatan tersebut (seperti terlihat di gambar 1).

Diakhir cerita, FG tersebut balik bertanya kepada saya mengenai pemahan saya tentang prosedur kerja tersebut? Sedikit tergelitik juga untuk tidak langsung menjawab pertanyaanya tapi mengajukan pertanyaan ulang “menurut kamu (FG) benar nggak pendapat tersebut?” Dengan sedikit keraguan, dia menjawab benar pak karena yang menjelaskan adalah orang yang berpengalaman dan menduduki posisi tertinggi di departemen safety.

Apakah kalau seorang sudah menduduki jabatan tertinggi apa yang disampaikan juga selalu benar? Apakah dengan pengalaman yang banyak juga bisa menjadi jaminan kalau dia paham akan apa yang di ucapkan? Bagaimana kalau yang beliau ketahui itu dari sumber yang tidak bisa dipercaya atau bagaimana kalau pemahaman beliau tidak lengkap dalam memberikan informasi kepada FG dan akibatnya salah tangkap? Balik saya bertanya kepada FG.

Cukup lama terdiam untuk menjawab pertanyaan terakhir saya, hahaha lumayan nih mempraktekkan ilmu baru chunking up dengan pertanyaan-pertanyaan balik kenapa (saya membatin).Tidak ada yang salah memang dengan pendapatnya orang yang dipertambangan tersebut namun tidak ada hubungannya dengan pertanyaan FG kepada saya.

Kalau berbicara tentang level dokumen ya memang seperti itu penjelasannya namun akan berbeda halnya ketika kita ngomong tentang arti dari prosedur kerja itu apa? Saya jadi teringat obrolan sama anak buah saya yang kebetulan sudah berbeda lokasi, ketika itu dia lagi membuat status membahas tentang resiko dari sudut pandang ISO 31001. Waktu itu dia jadi binggung dan bertanya ke pada saya ketika atasannya komplain kepada anak buah saya tentang isi statusnya.

Dia memberikan complain ke anak buah saya bahwa karena sekarang bekerja di pertambangan seharusnya yang dipakai acuannya SMKP, lha salahnya dari mana? Kan dua hal yang berbeda dan sama-sama benarnya namun antara satu dengan yang lain tidak ada kaitannya. Yang satu menggunakan ISO 31001 dan yang lain menggunakan SMKP.

Jujur pertama kali baca chat anak buah ingin tertawa namun wajar kalau kita sudah paham cara orang menangkap atau merekam setiap peristiwa, kejadian, atau pemahaman dan cara kerja otak manusia ( mungkin akan saya bahas di tulisan berikutnya tentang cara kerja otak manusia). Kadang otak manusia memang sering kali menghubung hubungkan dua hal yang tidak ada kaitannya menjadi satu pemahaman.

Ambil contoh sederhana: “Kamu suka sering minum kopi, pantas aja kamu punya penyakit maag” tidak ada hubungan kan antara suka minum kopi dengan penyebab sakit maag? Namun, kalimat tersebut merujuk kalau penyakit maag itu karena minum kopi.

Kembali lagi ke pertanyaan awal dari FG tersebut. Pikiran saya langsung ke jawaban dari penjelasan atasan departemen tempat FG tersebut melakukan praktek kerja, bisa jadi yang dipahami tentang pemahaman prosedur minim, bisa jadi juga beliau tidak tahu cara menjelaskan yang lebih detail ke FG, bisa jadi FG tersebut mudah menangkap dengan gaya visual sedangkan yang menjelaskan memakai arahan audiotori sehingga susah di tangkap oleh FG, atau sebaliknya dan masih banyak lagi kemungkinan kemungkian yang lainnya.

Menurut pandangan saya dan yang saya tangkap dari apa yang saya pahami (belum tentu juga pendapat saya yang benar) tentang apa itu prosedur kerja adalah dari pemahaman dan definisi nya terlebih dahulu. Ada beberapa definisi tentang prosedur kerja mulai dari :

  • ISO 9001 : 2015 prosedur itu berhubungan dengan metode dalam menjalankan kegiatan tersebut seperti urutannya, caranya, dll. Membuat prosedur artinya organisasi menstandarisasikan metode dalam menjalankan kegiatan merubah input menjadi output. Ini berarti setiap organisasi pasti memiliki proses tapi belum tentu memiliki prosedur.
  • Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.
  • Menurut Amin Widjaja (1995 : 83) Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan ke pelanggan menurut proses tertentu.
  • Menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837) Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi.

 

Dari berbagai definisi berbagai sumber tersebut, saya punya asumsi yang mudah dipahami bahwa prosedur adalah tata cara kerja kita yang di lakukan sehari hari yang sudah dibakukan dalam bentuk sebuah dokumen atau dengan kata lain boleh juga prosedur merupakan tahapan yang dilakukan dari berbagai kegiatan pada suatu operasi tertentu berdasarkan urutan waktu dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan secara berulang-ulang (GAMBAR 2).

Dalam prosedur kerja ada beberapa hal yang perlu di perhatikan

  • Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan secara bentuk manual (dicetak)
  • Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan.
  • Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
  • Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
  • Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan kondisi terkini.

Lalu, apa sih manfaatnya sebuah prosedur bagi sebuah organisasi atau perusahaan? Tanya penuh penasaran dari seorang FG. Sambil menikmati sajian pisang goreng yang masih panas berbalut keju yang nikmat dan cahaya bulan purnama di atas lautan lepas, saya langsung mendapatkan gambaran tentang jawaban, saya memberi ilustrasi tempat dimana kita berbincang bincang di sebuah kafe kopi tepi pantai pada saat bulan purnama, apakah di kafe kopi seperti ini punya dan wajib ada sebuah prosedur kerja?

Bisa jadi tidak punya dan bisa jadi ada,namun hanya berupa gambaran atau cara cara yang di ingat sama pemiliknya belum dibakukan dalam sebuah dokumen sehingga ketika yang punya warung ini mendapatkan tempat baru yang sama di daerah lain mungkin rasa kopinya akan berbeda atau menunya akan berbeda yang tentu saja image orang atau pelanggan akan beraneka ragam.

Nah kita bandingkan dengan warung kopi yang sudah menerapakan atau punya standar prosedur yang baku dan sudah terdokumentasikan dengan baik dan benar ketika kafe tersebut membuka cabang baru  di manapun tempatnya maka rasa, menu, cara penyajian akan sama sehingga apa yang dipikirkan pelanggan atau orang akan sama juga ketika menginginkan sebuah minuman kopi. Contoh kafe Starbucks,  Kafe kopi Excelso, dan lainnya.

Ketika kita pergi kemanapun dan menemukan kafe yang sama akan menemukan cita rasa dan penyajian yang sama bahkan bentuk dan desain kafenya pun bisa jadi sama itulah yang diomongkan dan digambarkan sebuah prosedur kafe kopi.

Sambil mengangguk-angguk entah saya juga tidak tahu arti anggukannya apakah paham, makin bingung, pura pura memahami ataukah memang sudah paham dengan penjelasan saya. Saya teruskan meminum kopi yang semakin dingin karena terpaan angin semilir dari arah pantai yang menunjukan gelombang air pasang akan segera datang.

Saya mencoba mencairkan susasana dengan mengambil sebatang rokok hehe, aneh ya seorang yang pekerjaanya sebagai safety kok masih suka merokok padahal itu berbahaya bagi kesehatan, namun seperti yang saya jelaskan diatas kalau kita sudah paham akan cara kerja otak manusia dalam mengolah apa yang ditangkap akan berbeda.

Ada istilah dalam NLP (Neuro Linguistic Programming) yaitu secondary gain dimana beberapa perilaku yang terlihat negatif atau problematis sebenarnya mempunyai beberapa fungsi positif pada level lain, kalau saya merokok  bisa membantu rileksasi atau membantu menciptakan ide baru atau affirmasi positif kenapa tidak, bukan pembelaan dari ahli hisap lho (istilah bagi orang yang suka merokok). Obrolan pun berlanjut dengan pertanyaan dari FG tentang apa itu instruksi kerja kenapa di level dokumen berada di bawah standar prosedur. Wah makin berkembang nih pikiran FG dengan pertanyaan makin maju pikir saya dalam hati.

Instruksi kerja apa sih definisinya? Dari yang saya pelajari dan baca ada beberapa istilah atau definisi instruksi kerja  salah satunya adalah

Menurut ISO 9001 : 2015 Instruksi kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara  rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung prosedur mutu atau prosedur kerja, secara prinsip instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan.

Ada beberapa hal yang perlu di ingat ketika kita membicarakan prosedur kerja dengan instruksi kerja, yaitu di dalam sebuah prosedur kerja ada bagian : Siapa yang melakukan, apa yang dilakukan, bagaimana caranya, kapan, dengan apa, dimana melakukannya, dan dalam prosedur kerja ada 3 tahapan yaitu Input, Proses dan Output atau bisa di sederhanakan suatu proses merubah input menjadi output. Sedangkan didalam sebuah Instruksi kerja hanya ada 2 saja yaitu Bagaimana melakukan dan dengan apa atau dengan kata lain di prosesnya saja (GAMBAR3).

Saya berikan ilustrasi sederhana, kita pesan secangkir kopi panas di warung ini untuk menjadi secangkir kopi panas yang nikmat ini tentu ada prosesnya ada inputnya kan? Inputnya apa? Pesanan saya dan rekan rekan yang berkumpul disini untuk memesan 4 cangkir kopi panas.

Nah, dalam menyiapkan 4 cangkir kopi panas itu tentu pegawai kafe melakukan berbagai macam prosesnya kan mulai memanaskan kopi, memilih kopi sesuai pesanan, meracik, menuangkan, mengaduk dan menyajikan kepada kita. Semua itu yang disebut sebuah prosedur walau belum terdokumentasikan atau diresmikan.

Dimana Instruksi kerjanya kalau begitu? Masih ingat kan pemahaman tentang apa intu instruksi kerja? Hanya menjelaskan satu bagian saja atau satu fungsi saja. Apa itu kalau dalam prosedur menyajikan 4 cangkir kopi? Banyak sekali contohnya instruksi kerja menyalakan kompor, instruksi kerja memilih kopi yang enak, instruksi kerja menyimpan gula, kopi, gelas, mungkin juga bisa di buatkan instruksi kerja mengaduk kopi harus berapa putaran dari arah mana bisa jadi pemilik kafe bisa merasakan ternyata kalau searah jarum jam adukannya akan menambahkan kenikmatan, atau sebaliknya, harus 40 adukan dan lain-lain.

Ada pertanyaan lagi apakah bisa didalam instruksi kerja ada instruksi kerja lainnya? Bisa jadi boleh dan bisa  jadi tidak ada, misalnya instruksi kerja menyalakan kompor disana di sebutkan sebelum menyalakan pematik api di kompor cek tabung gasnya nah mungkin ada instruksi kerja lainnya tentang hal ini yang terpisah misalnya instruksi memasang regulator selang gas, instruksi kerja pemeriksaan tabung gas.

Nah bagaimana supaya tidak tumpang tindih antara instruksi kerja yang satu dengan yang lainnya? Cara mudah tinggal merefer ke Intruksi kerja mana. Misalnya, seperti ilustrasi diatas menyalakan kompor ada bagian pemeriksaan gas  tinggal di cantumkan lihat Instruksi kerja pemeriksaan tabung.

Ada beberapa kelebihan dan kekurangan dengan membuat banyak prosedur kerja atau dengan satu macam prosedur kerja sama seperti ilustrasi diatas. Boleh saja kafe kopi tempat kami minum kopi dan bercengkerama membuat satu prosedur kerja saja misalnya prosedur kerja kafe A. Boleh juga dibagi lagi dengan berbagai macam prosedur secara terpisah seperti prosedur pembuatan kopi, prosedur pembuatan pisang bakar, prosedur menyambut tamu dan lain lain, Pertanyaanya apa bedanya antara satu prosedur dengan banyak prosedur ?

Jika satu prosedur memang mudah dalam pembuatannya tidak terlalu rumit menguraikannya namun jika ada perubahan sebuah langkah atau proses maka mau tidak mau akan membuat atau merubah semua prosedur tersebut, beda halnya dengan membuat prosedur lebih dari satu jika kemudian hari ada perubahan di prosesnya maka yang di revisi atau di rubah cukup satu prosedur saja tidak semua prosedur.

Disela-sela menikmati alunan lagu khas Sulawesi Tenggara untuk acara malulo tiba tiba FG menanyakan kembali tentang Prosedur, kenapa kalau sudah ada prosedur hasil output nya berbeda beda? Agak membingungkan juga arah pertanyaan dan ketika saya tanyakan kembali pertanyaan yang sama, baru jelas yang dimaksud adalah kenapa beberapa perusahaan yang mempunyai hasil produk yang sama dan sudah punya prosedur tapi mempunyai hasil atau output yang berbeda?

Wah, berarti belum terlalu paham nih FG akan arti sebenarnya prosedur dan kegunaannya, kembali saya berikan ilustrasi yang sama seperti yang disampaikan di atas walau sama-sama jual kopi antara kafe Starbucks dengan excelso tentu mempunyai prosedur yang berbeda dan tentu saja hasilnya juga akan berbeda, jadi sebuah prosedur belum tentu sama untuk jenis output produk yang sama sekalipun karena semua berdasarkan pengalaman dari perusahan tersebut dan dibakukan dalam sebuah dokumen, tapi yang terpenting adalah bentuk/format yang telah dibuat atau dipilih oleh perusahaan harus dipertahankan (menjadi baku di dalam perusahaan tersebut).

Saya berikan contoh lain tentang instruksi kerja itu seperti manual book, kalau kita membeli sebuah mesin anggaplah printer di dalamnya akan ada cara cara pengoperasian printer tersebut, cara mengganti tinta, maupun cara menhubungkan printer dengan laptop atau pc.

Tak terasa obrolan tentang prosedur kerja dan instruksi kerja sampai di penghujung malam yang memaksa raga untuk segera di istirahatkan supaya kembali dengan energi yang prima di esok pagi.

Mudah mudahan cerita obrolan diatas membantu teman teman lebih memahami tentang arti dan pehaman tentang prosedur dan instruksi kerja secara benar dan mudah.

Salam K3

Budhi Setiyawan

Pembina HSE INDONESIA Wilayah jatim dan Regional Malang Raya. Bekerja di salah satu perusahaan tambang Nikel di Sulawesi Tenggara

Komentar Anda?

Back to top button
Close