Remote Audit : Alasan, Syarat dan Pelaksanaannya

Pandemi virus corona (COVID-19) di Indonesia telah dimulai dari kasus positif pertama kali pada 2 Maret 2020, ketika dua orang terkonfirmasi tertular dari seorang warga negara Jepang.  Hingga tulisan ini dibuat pada 19 Juni 2020, pandemic COVID-19 telah menyebar ke 34 provinsi dimana DKI Jakarta, Jawa Timur, dan Sulawesi Selatan sebagai provinsi paling tinggi jumlah kumulatif.

Sebagai tanggapan terhadap pandemi, Presiden RI sejak Maret 2020 melalui konferensi pers di Istana Bogor,Jawa Barat telah menghimbau agar melakukan social distancing (15 Maret 2020), dilanjutkan dengan pelarangan kegiatan tatap muka yang menghadirkan banyak peserta kemudian diikuti dengan beberapa kebijakan pemerintah daerah, baik provinsi maupun kota atau kabupaten terkait pemberlakuan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Dampak dari imbauan pemerintah ini, beberapa organisasi mulai melakukan pembatasan operasional, seperti kebijakan bekerja dari rumah (work from home) baik bagi seluruh karyawan maupun terbagi dalam 2 (dua) tim yang secara bergantian bekerja di rumah dan di kantor.

Pengendalian COVID-19 untuk lembaga pemerintahan tercantum pada Surat Edaran nomor 19 Tahun 2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Covid-19 di Lingkungan Instansi Pemerintah. Melalui surat itu, ASN diperbolehkan untuk bekerja di rumah/tempat tinggal.

Namun, ada pula sektor industri yang tetap beroperasi dengan melakukan protokol pencegahan virus Corona sesuai regulasi pemerintah (Pedoman Operasional Pabrik dalam Masa Kedaruatan Masyarakat). Kebijakan tersebut diterapkan berbeda oleh beberapa perusahaan swasta dalam pencegahan penyebaran COVID-19, ada sebagian perusahaan yang memperbolehkan pengunjung / tamu dengan kewajiban mengisi travel dan health declaration form untuk memastikan mereka dalam keadaan sehat dan dalam 14 hari terakhir dan tidak mengunjungi daerah yang terpapar COVID-19.

Di sisi lain, ada juga perusahaan yang tidak mengijinkan sama sekali adanya pengunjung karena di luar pengendalian perusahaan salah satunya thermometer atau alat pendeteksi suhu tubuh dinilai kurang efektif untuk mengenali jenis penderita asimtomatik (mereka yang positif COVID-19 tetapi tidak menunjukkan gejala klinis).

Bagi perusahaan yang tidak memperbolehkan adanya tamu, perusahaan harus menyesuaikan beberapa hal termasuk masalah sertifikasi yang hampir kadaluarsa. Remote audit bisa menjadi jawaban bagi mereka yang tidak mau adanya tamu datang tapi tetap ingin sertifikat sistem manajemen tetap berlaku.

Kenapa harus remote audit?

• Sebagian perusahaan yang tetap berjalan dengan protokol pencegahan Covid 19 dengan pembatasan pengunjung pabrik tetap memerlukan proses sertifikasi berjalan sesuai jadwal karena adanya kebutuhan pemasaran atau proses lelang.
• Operasional kantor badan sertifikasi menerapkan protokol pencegahan Covid 19 dengan mengharuskan seluruh auditornya work from home

Solusi di tengah pandemic COVID-19

Remote audit sudah diperkenalkan dalam ISO 19011:2018 Pedoman Audit untuk Sistem Manajemen dengan menggunakan perangkat ICT (internet and communication tool). Namun, hasil penelitian beberapa badan sertifikasi menyebutkan bahwa metode audit jarak jauh dengan penggunaan ICT dalam kurun waktu 2018 hingga 2019  menunjukan masih sangat sedikit.

Remote audit oleh IAF (International Accreditation Forum) didetailkan lagi dalam dokumen IAF Mandatory Document For The Use Of Information And Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes  (IAF MD 4:2018) Issue 2. Remote audit dalam kondisi umum awalnya untuk  digunakan terutama bagi organisasi dengan beberapa area operasional (multisites).

Aturan awalnya remote audit untuk beberapa skema sertifikasi salah satunya untuk Sistem Manajemen K3 ISO 45001:2018 hanya bisa dilakukan secara parsial yaitu hanya bisa dilakukan untuk tinjauan dokumen dan wawancara, sedangkan observasi lapangan tetap memerlukan kunjungan langsung (live audit). Ketentuan lain adalah remote audit hanya  bagian dari audit jarak jauh tidak boleh melebihi 50 persen dari total waktu audit.

Seiring dengan meluasnya pandemik Covid-19, IAF mengijinkan remote audit  untuk Sistem Manajemen K3 ISO 45001:2018 dilakukan hingga 100 persen total waktu audit (berdasarkan IAF MD.5:2019 Mei 2020) untuk memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi yang bersertifikasi ISO untuk mempertahankan sertifikasi (renewal ataupun surveillance).

Persyaratan Remote Audit

Dalam IAF MD.4 ada beberapa hal yang menjadi persyaratan remote audit antara lain :

• Harus dipastikan status keamanan dan kerahasiaan media yang digunakan dalam proses transfer informasi menggunakan perangkat ICT
• Harus ada kesepakatan penggunaan perangkat ICT untuk tujuan audit / penilaian antara badan sertifikasi dan klien

Dalam hal tidak terpenuhinya langkah-langkah diatas  maka badan sertifikasi harus  menggunakan metode lain melakukan kegiatan audit

Bagi Auditor yang akan melaksanakan remote audit juga memiliki ketentuan yaitu

• Auditor juga harus mewaspadai risiko dan peluang dari perangkat teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan dan dampaknya terhadap keabsahan dan obyektivitas informasi / data yang dikumpulkan.
• Auditor harus memiliki kompetensi dan kemampuan untuk memahami, menggunakan dan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang akan digunakan untuk mencapai hasil audit / penilaian yang diinginkan

Pelaksanaan remote audit

Pra Pelaksanaan remote audit

• Tim Auditor dan klien menyepakati media  teleconference  yang  dipilih (misal  Zoom, Google Meet, Whatsapp Video, dll), media untuk proses audit wawancara dan observasi lapangan misal penggunaan media  livestreaming  atau drone, serta media yang akan digunakan untuk proses pengiriman data Digital (dokumen/rekaman) sebelum pelaksanaan  dan pada saat audit berlangsung (Penggunaan Whatsapp atau media Video conference)
• Tim Auditor membuat Perjanjian Menjaga Kerahasiaan (Non Disclosure Agreement) untuk menjaga kerahasiaan dokumen/data yang ditunjukkan oleh klien
• Beberapa hari sebelum hari pelaksanaan remote audit, klien (auditee) dan Auditor Badan Sertifikasi melakukan trial audit melalui media/ perangkat ICT baik untuk teleconference, tinjauan Lapangan maupun pross wawancara.

Tinjauan Dokumen & Catatan

• Beberapa hari sebelum pelaksanaan remote audit, tim auditor mengirimkan daftar dokumen apa saja yang diperlukan untuk keperluan audit
• Auditee mengirimkan data digital melalui media yang disepakati
• Kedua hal di atas akan membuat auditor remote audit mendapatkan waktu yang cukup untuk melihat apakah sudah sesuai dengan persyaratan kriteria audit yang digunakan.
• Review catatan atau bukti hasil kerja di suatu lokasi, pada audit jarak jauh biasanya tidak memungkinkan untuk memberikan pertanyaan langsung kepada auditee sebagai bentuk klarifikasi pada saat proses review, sehingga beberapa auditor mencatat dan menuliskan pertanyaan yang akan ditanyakan kepada auditee saat sesi wawancara, atau bisa juga disampaikan melalui media WhatsApp group.

 Pelaksanaan remote audit pada hari-h

Opening meeting

Opening meeting atau rapat pembukaan dapat dilakukan dengan menggunakan media video conference yang telah disepakati sebelumnya (contoh: google meets, skype, webex, zoom, dan lain sebagainya). Beberapa auditor badan sertifikasi ada yang mengusulkan untuk membentuk media WA Grup yang berisi auditor dan auditee dari masing-masing unit kerja di organisasi klien, sebagai media komunikasi secara intensif.

Tinjauan lapangan

Tinjauan lapangan dilakukan menggunakan media ICT Streaming langsung auditor ke lokasi yang telah disepakati sebelumnya atau jika ada kendala seperti:

• Tempat kerja yang menjadi lingkup audit kebetulan berada di lokasi terpencil atau berada di dalam bangunan dengan kekuatan sinyal yang kurang baik dapat  menurunkan kualitas penayangan video secara langsung.
• arak tempat kerja yang terpencil sehingga tidak memiliki fasilitas Wi-Fi, misal perkebunan dan dermaga,
• Area kerja yang akan di audit memiliki larangan dalam penggunaan perangkat digital / seluler (memerlukan izin khusus (seperti di daerah sensitif yang terdapat bahaya ledakan)

maka auditor dapat meminta auditee melakukan perekaman di hari H untuk sampling lokasi yang akan dipilih.

Wawancara

Untuk melakukan metode audit wawancara atau komunikasi langsung dua arah, auditor menggunakan telepon seluler dengan seperti  whatsapp video. Pemilihan media lainnya juga bisa menggunakan aplikasi webinar / training online yang sudah banyak tersedia dan kompatibel dengan sebagian besar komputer perusahaan dan dapat melakukan Share Screen misalnya Google Meets, Skype, Webex atau Zoom)

Teknik wawancara dalam remote audit biasanya lebih efektif menggunakan media dengan video daripada wawancara dnegan suara saja karena dari video auditor dapat melihat ekspresi auditee sebagai bentuk isyarat non-verbal yang berguna.

Waktu yang diperlukan untuk wawancara bisa bervariasi antara 10 sampai 30 menit, dimana wawancara dengan auditee yang signifikan bertanggung jawab atas pekerjaan yang diaudit maka diperlukan waktu  sekitar 15 menit untuk wawancara dengan personil yang memiliki tanggung jawab dalam implementasi

Sedangkan, wawancara singkat (sekitar 10 menit) dapat dilakukan dengan personil lainnya yang bertanggung jawab dalam mendukung fokus audit. Hal ini dapat membantu auditor internal untuk mendapatkan pengetahuan tentang budaya yang umum berlaku, misal pemahaman kebijakan sistem manajemen, aturan dasar perusahaan.

Closing meeting

Setelah jeda waktu untuk pembuatan laporan audit, maka closing meeting (rapat penutupan) dapat menggunakan video conference dengan media yang telah disepakati sebelumnya, lebih baik lagi jika media yang pilih bisa melakukan share screen sehingga auditor dapat mempresentasikan laporan auditnya  kepada auditee.

Laporan audit

IAF MD.4 memiliki ketentuan dimana auditor harus mencatat terkait penggunaan perangkat ICT  dalam pelaksanaan audit  termasuk dan efektivitas peragkat ICT dalam mencapai tujuan audit / penilaian.

Jika dilakukan observasi lapangan secara virtual maka dalam laporan juga wajib dicatat pada ruang lingkup sertifikasi

Manfaat Audit Jarak Jauh

• Remote audit memungkinkan memperoleh data dan fakta secara langsung pada area operasional yang mempersyaratkan keamanan atau sangat sensitif. Misal, pabrik kimia ataupun kilang.
• Mengurangi biaya perjalanan menuju lokasi / area operasional yang akan diaudit sehingga proses review dokumen menjadi efektif
• Proses audit jarak jauh dapat memberikan penghematan yang signifikan terutama pada organisasi yang memiliki area operasional yang sangat luas atau tersebar dibeberapa area atau di lokasi yang terpencil dimana akses transportasi menuju lokasi sangat terbatas
• Beban audit terhadap auditee makin berkurang dengan adanya fasilitas / perangkat ICT operasional dimana remote audit umumnya memerlukan waktu yang lebih pendek daripada Audit langsung, audit yang dapat menyita waktu personil dari kegiatan sehari-harinya.
• Pengumpulkan data dan dokumen digital membutuhkan waktu lebih cepat daripada audit langsung, karena sudah dipersiapkan sebelumnya  .

Kendala Remote Audit

• Pengamatan secara langsung di lapangan tidak dapat tergantikan bagi beberapa auditor. Proses melihat secara langsung, mengamati bahasa tubuh, atau bahkan memperhatikan bau yang tidak seharusnya belum bisa digantikan secara sempurna oleh media ICT.
• Audit jarak jauh memberi keterbatasan bagi auditor dalam memberikan catatan oppportunity for improvement atau mencatat observasi terkait potensi ketidaksesauaian
• Adanya peluang penipuan data karena kurangnya interaksi langsung. Hal ini secara personal membuka peluang bagi auditee untuk menyampaikan dokumen yang telah dimanipulasi serta penghilangan informasi yang apa adanya (aktual)

Sumber :

• ISO 19011:2018 Pedoman Audit untuk Sistem Manajemen
• EHSKB Journal : Remote-Auditing-for-COVID-19
• IAF MD 4:2018
• IAF MD 5 :2019