Aspek Organisasi

Identifikasi Risiko Peluang ISO 45001 untuk Pencegahaan COVID-19

Pada tahun 2020, cluster penyebaran COVID-19 terjadi di sebuah perusahaan rokok “S” yang berlokasi di Surabaya. Hal ini menimbulkan pertanyaan karena perusahaan tersebut sebenarnya telah menerapkan protokol pencegahaan penyebaran COVID-19 sejak bulan Maret 2020 (awal identifikasi adanya pasien pertama COVID-19 di Indonesia).

Dampak Kelemahan Sistem

Protokol kesehatan memang telah dilakukan namun ternyata ada “kelemahan sistem” pada penerapan protokol pencegahan. Hal ini menyebabkan beberapa kerugian-kerugian antara lain:

  1. Kerugian dari tidak beroperasinya pabrik
  2. Biaya rapid test untuk 506 karyawan
  3. Penyediaan kamar hotel bagi 123 karyawan yang diketahui memiliki hasil rapid test positif
  4. Biaya pembersihan serta sanitasi pabrik secara menyeluruh
  5. Kerugian dari proses karantina produk selama 5 hari sebelum  distribusikan ke konsumen 
  6. Kerugian non material (psikologis) karena  sikap masyrakat umum yang mengucilkan keluarga dari karyawan pabrik rokok  ”PT S”
  7. Reputasi perusahaan yang menurun

Kerugian – kerugian di atas menjadi bukti yang jelas betapa pentingnya mengindentifikasi risiko peluang Sistem Manajemen berdasarkan konteks organisasi. Penerapan klausul 6.1.1  Action to address risk & opportunity ISO 45001:2018  Risiko & Peluang Sistem Manajemen harus mempertimbangkan Konteks Organisasi (Issue Internal & Eksternal serta Persyaratan Pihak Relevan), hal ini bertujuan:

  • Memberikan jaminan mencapai tujuan K3 yang diinginkan (Mencegah kecelakan kerja, PAK, menyediakan tempat kerja yang aman dan sehat)
  • Mencegah dan menurunkan efek yang tidak diinginkan
  • Mencapai perbaikan terus menerus
Identifikasi risiko peluang
Ilustrasi risiko peluang

Identifikasi Isu Eksternal dan Isu Internal

Sebagai langkah awal, kita lakukan identifikasi isu eksternal dan internal terkait pandemi COVID-19 sesuai  klausul 4.1 ISO 45001:2018. Identifikasi isu eksternal dan internal ini sejalan dengan tujuan K3 organisasi yaitu untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja dan penyebaran penyakit akibat kerja. Kita juga diminta untuk identifikasi isu eksternal & internal yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diharapkan dari sistem manajemen K3 (mencegah adanya kerugian perusahaan dan menjaga reputasi perusahaan atau bahkan meningkatkannya). 

Pestle untuk Isu Eksternal

Dari tulisan ini, saya mencoba membuat ilustrasi sederhana, apa saja yang bisa kita lakukan dalam identifikasi Isu eksternal dan internal terkait pandemi covid 19 serta bagaimana menghubungkan dengan Risiko Peluang Sistem Manajemen K3 yang akhirnya diselaraskan dengan program K3 perusahaan. Saya pribadi biasa menggunakan analisa PESTLE dalam mengidentfikasi isu eksternal.

Pestle Analysis
Pestle Analysis
contoh pestle analysis
contoh pestle analysis

Sebuah referensi dari http://www.free-management-ebooks.com/dldebk-pdf/fme-pestle-analysis.pdf menyebutkan bahwa PESTLE Analysis adalah metode analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi faktor – faktor eksternal yang mempengaruhi suatu organisasi yaitu Political, Economic, Social, Technology, Legal, dan Environment. PESTLE seringkali digunakan sebagai :

  • Teknik dalam menganalisis lingkungan perusahaan yang dapat membantu untuk mengurangi dampak dan efek dari potensi ancaman pada organisasi
  • membantu dan mendorong pengembangan dari pemikiran strategis dalam organisasi serta menyediakan sebuah cara kerja yang memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi
  • Mengeksploitasi peluang baru, termasuk  untuk mengevaluasi impilkasi /dampak dari proses ekspansi bisnis, seperti memasuki pasar baru dalam skala nasional dan internasional.

Untuk contoh identifikasi isu eksternal, saya ambil dari faktor atau kelompok sosial dan legal di mana:

  • Sosial : Letak perusahaan di daerah yang masuk kawasan merah (pandemi covid-19), sehingga harus diberlakukan Protokol Pencegahan Penyebaran COVID-19 di tempat kerja serta aturan PSBB
  • Legal : Adanya peraturan pemerintah pusat dan daerah yang mengharuskan diberlakukan Protokol Pencegahan Penyebaran COVID-19 di tempat kerja  

SWOT untuk Isu Internal

Sedangkan untuk Identifikasi Isu Internal, saya menggunakan SWOT Analysis namun hanya untuk kekuatan dan kelemahan perusahaan. Analisis SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities dan Threats) sudah terbukti berhasil dalam kegiatan analisis organisasi serta untuk pengambilan keputusan dan pemecahan suatu masalah, namun dengan metode yang mudah dan efisien untuk digunakan.

Metode SWOT dibuat oleh Albert Humphrey yang pada waktu itu (dasawarsa 1960-an dan 1970-an) sedang memimpin proyek riset pada Universitas Stanford dengan menggunakan data dari berbagai perusahaan. Analisis SWOT dibuat berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan kekuatan untuk mencapai peluang namun secara bersamaan dapat meminimalkan kekurangan dan menghindari ancaman. Organisasi yang menerapkan metode Analia SWOT akan mengembangkan potensial kekuatannya dengan memanfaatkan peluang, serta menekan pengaruh dari kelemahan yang dapat menjadi ancaman bagi organisasi.

analisa SWOT
Analisa SWOT

Contoh identifikasi isu internal terkait pandemik COVID-19 ini saya ambil dari faktor kekuatan dan kelemahan  di mana:

  • KEKUATAN (Strength) : Direksi dan Komisaris Perusahaan memiliki itikad baik untuk mengikuti ketentuan Kementrian BUMN dimana THR Komisaris dan Direksi ditiadakan guna membantu pembiayaan upaya protokol pencegahan COVID-19
  • KELEMAHAN (Weakness) : Belum adanya ketentuan dari perusahaan terkait sanksi bagi karyawan yang tidak menjalankan protokol penyebaran COVID-19, seperti melakukan demobilisasi dari proyek saat ada aturan tidak melakukan kunjungan ke daerah zona merah covid. 
kelompok isu

Dari identifikasi isu, kita telah dapatkan apa saja dampak dari masing-masing isu. Dampak tersebut biasanya berupa dampak positif (Peluang) dan negatif (Risiko). Sesuai dengan ketentuan di Klausul 6.1 ISO 45001:2018, kemudian identifikasi risiko atau peluang yang ada dilakukan  penilaian sebagai dasar evaluasi untuk penentuan mana saja. Risiko atau Peluang yang signifikan yang selanjutnya harus mendapat tindak lanjut dalam  suatu perencanaan  (6.1.2.2 / 6.1.2.3).

Selanjutnya sesuai Klausul 6.1.4 Planning Action ISO 45001:2018, perusahaan diwajibkan untuk membuat  Perencanaan. Hal ini dilaksanakan terkait tindak lanjut atas hasil identifikasi risiko dan peluang yang signifikan dan merencanakan implementasi tindakan yang akan dilakukan pada Sistem Manajemen K3 termasuk mengintegrasikan perencanaan tersebut ke bisnis proses perusahaan (mengingat risiko atau peluang dapat juga berdampak ke bisinis persuahaan, operasional bahkan ke reputasi perusahaan).

Konteks Organisasi
Konteks Organisasi
Isu internal dan eksternal
Isu internal dan eksternal

Perencanaan tindak lanjut atas pandemi  COVID-19 ini kemudian dapat masuk ke rencana strategis perusahaan atau menjadi sasaran atau KPI perusahaan sesuai Klausul 6.2 ISO 45001:2018. Seperti yang kita pahami bersama, objective atau KPI Perusahaan membutuhkan keseriusan lebih banyak anggota manajemen perusahaan untuk mencapai targetnya ketimbang hanya perencanaan SMK3 biasa.

Akhir kata, proses analisa yang benar dalam sistem manajemen K3 dimulai dari identifikasi konteks organisasi hingga risiko peluang sistem manajemen K3 akan membuat perusahaan dapat secara terus menerus memantau perubahan, melakukan evaluasi risiko dan peluang  dan melakukan tindakan pencegahan sebelum masalah tersebut terjadi atau mempersiapkan perusahaan untuk dapat menangkap peluang, agar perusahaan tidak kehilangan kesempatan.

Referensi :

ISO 45001:2018

https://www.nqa.com/nl-nl/resources/blog/october-2018/imperative-of-context

https://free-management-ebooks.tradepub.com/?pt=main&page=home.ebookspg

http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/analisis-swot-kekuatan-kelemahan.html

https://www.linkedin.com/pulse/pembelajaran-dari-pabrik-pentingnya-identifikasi-smk3-s-iskandar

Baca Tulisan

Linda Iskandar

Experienced and Certified of Coordinator Occupational Heatlh & Safety in Oil & Gas Industry, Lead Assessor (IRCA), with a strong background in Implementation of Quality, Environmental Health & Safety Management Systems, and had experiences as Quality & HSE Manager, QHSE Specialist, EHS Section Head, Management Representatives and Project Leader ISO with strong knowledge on the Management System.

One Comment

  1. Artikel sangat menarik bu Linda. Pademi Covid-19, menjadi topik yang menarik untuk diteliti dari berbagai segi keilmuan termasuk manajemen. Terima kasih atas pencerahannya dari artikelnya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button