Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja atau disingkat SMK3 adalah bagian dari sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan dalam rangka pengendalian risiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif. SMK3 diamanahkan oleh Undang-undang 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang SMK3.
Pasal 87 ayat 1 UU 13 Tahun 2003 menyebutkan bahwa:
“Setiap perusahaan wajib menerapkan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja yang terintegrasi dengan sistem manajemen perusahaan.”
Pasal 5 ayat 1 PP 50 Tahun 2012 menyebutkan bahwa:
“Setiap perusahaan wajib menerapkan SMK3 di perusahaannya.”
Seiring dengan perkembangan zaman, jumlah perusahaan yang mendapatkan SMK3 semakin banyak. Hal ini didorong oleh berbagai faktor seperti dorongan penerapan regulasi oleh pemerintah, permintaan dari customer, nota pengawasan dari dinas tenaga kerja, serta ada pula yang menerapkan karena kesadaran pribadi.
Alhamdulillah, perusahaan tempat saya bekerja telah mendapatkan SMK3 untuk 166 elemen pada tingkat lanjutan (tingkat tertinggi) dengan tingkat pemenuhan lebih dari 92%. Alhamdulillah, bendera emas SMK3 pun diberikan oleh Menteri pada saat malam penganugerahan SMK3. Sebagai gambaran, perusahaan tempat saya bekerja ini telah mendapatkan OHSAS 18001 serta telah diaudit setiap tahunnya oleh kantor pusat di Prancis.
Saya ingin sharing tentang pengalaman saya mendapatkan sertifikasi SMK3. Berikut ini adalah 7 tahap yang dilakukan untuk mendapatkan sertifikasi SMK3:
Self assessment Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Self assessment elemen SMK3 merupakan penilaian independen yang dilakukan oleh profesional K3 di tempat kerja. Untuk melaksanakan self assessment ini, kita dapat menggunakan ceklis pemeriksaan SMK3 per kriteria yang Anda dapat unduh di sini
Dengan melakukan self assessment, kita bisa mengetahui tingkat pemenuhan SMK3 sehingga kita bisa menentukan tingkat pemenuhan SMK3 yang meliputi tingkat awal, tingkat transisi ataupun tingkat lanjutan. Kita juga dapat mempersiapkan action plan dengan lebih awal.
Membentuk kesepakatan dengan manajemen untuk SMK3
Setelah kita mengetahui posisi tempat kerja kita terhadap kriteria-kriteria di SMK3, maka kita harus men-sosialisasikannya kepada para pengurus atau manajemen perusahaan. Tujuan utama dari tahap ini adalah mendapat persetujuan dari pengurus baik dalam bentuk komitmen ataupun finansial.
Untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen, kita dapat membuat rapat yang dihadiri oleh direktur perusahaan dan jajaran manajer. Kita sebaiknya mempresentasikan keuntungan dari penerapan SMK3, posisi SMK3 di perusahaan serta jumlah anggaran yang dibutuhkan.
Pembagian tugas sertifikasi SMK3
Bagi saya, SMK3 lebih detail dan banyak kriterianya daripada sistem keselamatan kerja berdasarkan OHSAS 18001. Hal ini membuat waktu yang dibutuhkan untuk penyusunan dokumen SMK3 dan jumlah orang yang dilibatkan akan lebih banyak daripada OHSAS 18001.
Sebagai contoh, kriteria SMK3 5.1.1 yang menyebutkan bahwa:
“Terdapat prosedur yang terdokumentasi yang dapat menjamin bahwa spesifikasi teknik dan informasi lain yang relevan dengan K3 telah diperiksa sebelum keputusan untuk membeli.”
Kriteria tersebut mengharuskan kita untuk berkordinasi dengan tim pembelian ataupun tim keuangan.
Persiapan dokumen SMK3
Dokumen untuk SMK3 yang harus disiapkan antara lain adalah prosedur kerja, foto-foto kegiatan, izin-izin dari instansi pemerintahan, bukti kehadiran rapat dan kegiatan serta dokumen-dokumen lain yang memang dipersyaratkan oleh SMK3. Dokumen-dokumen ini tidak hanya dikumpulkan dari departemen K3 tapi juga dari luar departemen K3.
Dokumen-dokumen tersebut sebaiknya diatur dalam folder-folder kertas tersendiri yang disusun per elemen SMK3. Hal ini akan sangat membantu mengingat pada saat audit nanti auditor dihadapkan dengan pengecekan kriteria yang sangat banyak namun dengan waktu yang terbatas. Bagi auditee, ini juga akan menguntungkan karena audit akan terfokus pada binder-binder yang disiapkan sehingga kita tidak perlu mencari-cari dokumen pendukung lain.
Pre-Audit SMK3
Pre-audit merupakan audit persiapan sebelum audit sertifikasi yang dilakukan oleh badan audit. Beberapa badan audit yang dapat melakukan pre audit ataupun audit SMK3 adalah Surveyor Indonesia, Sucofindo, Biro Klasifikasi Indonesia, Tuv Nord, SAI Global, Alkon, dan lain-lain. Pre-audit dilakukan untuk mengidentifikasi gap perusahaan terhadap pemenuhan SMK3 dari mata auditor SMK3. Pre-audit ini dapat dilakukan biasanya hanya 4 mandays, namun tetap harus disesuaikan dengan kondisi masing-masing perusahaan dan penilaian auditor.
Pre-audit bukanlah sebuah kewajiban, namun pre-audit ini sangat berguna terutama bagi perusahaan yang baru pertama kali sertifikasi SMK3. Setelah melakukan audit, kita harus memonitor action plan dan finding dari pre-audit tersebut.
Pelaksanaan Audit SMK3
Sebelum hari-H audit, sebaiknya kita meminta agenda audit sehingga kita bisa mempersiapkan person in charge yang tepat untuk setiap agenda audit. Kita juga harus mempersiapkan alat pelindung diri yang dibutuhkan untuk auditor, konsumsi, serta peralatan untuk auditor dapat bekerja.
Audit SMK3 biasanya dilakukan dengan waktu 6 mandays. Kita harus transparan dan proaktif selama Audit SMK3 agar sistem kita bisa di improve. Audit SMK3 ini hanya diwajibkan 1 kali dalam 3 tahun.
Sumber gambar: http://infotrainingkonsultan.com/konsultan-smk3-2/
Pasca Audit SMK3
Ketika audit selesai, kita harus kembali memonitor temuan-temuan audit yang nanti kemungkinan akan ditanyakan lagi dalam waktu 3 tahun. Kita dapat meminta sertifikat audit dari Badan Audit sekitar 1 bulan setelah audit namun untuk bendera SMK3 dan sertifikat SMK3 dari Menteri biasanya akan diserahkan ketika malam penganugerahan K3 yang hanya ada 1 kali setiap tahunnya.
Saya harus tekankan di sini, SMK3 bukanlah sebuah tujuan. SMK3 hanya sebuah alat untuk mencapai tujuan kita yang sesungguhnya yaitu mencapai keselamatan dan kesehatan bagi seluruh pekerja. Jangan puas dan tetaplah waspada meskipun kita telah mendapatkan SMK3.
