Aspek Organisasi

3 Hasil Audit Sistem Manajemen

Beberapa tahun ke belakang, perusahaan di Indonesia sangat gencar untuk melakukan sertifikasi sistem manajemen. Selain karena tuntutan client  yang ingin memastikan kontraktor pilihannya adalah yang terbaik, sertifikasi sistem manajemen juga dapat membantu perusahaan menjalankan perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam menjalani sertifikasi sistem manajemen, anda akan menjalani audit sistem manajemen sebagai persyaratan sertifikasi. Setelah menghadapi audit, anda pasti akan mendapatkan hasil audit tersebut sebagai tolok ukur perusahaan anda dalam menerapkan sistem manajemen.

Beberapa istilah hasil audit yang akan disampaikan oleh auditor untuk beberapa orang mungkin terdengar asing. Setelah menjalani audit sistem manajemen secara eksternal maupun internal, tentu kita akan dihadapkan pada beberapa istilah hasil audit yang akan disampaikan oleh auditor. Biasanya auditor akan menyampaikan saat closing meeting. Berdasarkan Panduan Audit Sistem Manajemen ISO 19001:2011, anda akan dihadapkan pada beberapa jenis hasil audit :

closing meeting

Ilustrasi Closing Meeting

Sumber : https://quest4knowledge.files.wordpress.com/2011/11/business-client-meeting-handshake-closing.jpg?w=712

1. KESESUAIAN (CONFORMITY)

Adalah kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses. Seorang auditor yang baik, pasti akan memaparkan beberapa temuan kesesuaian suatu kondisi di perusahaan terhadap sistem manajemen. Kesesuaian adalah suatu poin positif yang dapat membantu auditee lolos dalam sebuah audit sistem manajemen. Yang mana suatu kesesuaian dapat berdampak positif terhadap sistem manajemen di perusahaan.

2. KETIDAKSESUAIAN (NON CONFORMITY)

Adalah kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses. Biasanya hal ini ditemukan auditor pada saat wawancara ataupun pada saat auditor melakukan site visit. Ketidaksesuaian terbagi dalam 2 jenis yaitu :

2.1. Major Nonconformity

Beberapa perusahaan / badan sertifikasi memiliki kriteria yang termasuk kedalam hasil audit major nonconfirmity :

  • Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan keseluruhan dari sistem untuk memenuhi salah satu persyaratan sistem manajemen
  • Beberapa minor nonconformity terhadap satu elemen dapat mengisyaratkan kegagalan sistem sehingga dapat dikategorikan sebagai major nonconformity
  • Semua ketidaksesuaian yang bisa berakibat fatal. Contoh : mengelas dekat sumber energi, kerugian finansial yang besar, pelanggaran terhadap peraturan, mempengaruhi image perusahaan.

2.2. Minor Nonconformity

Kriterianya hasil audit ini adalah :

  • Ketidaksesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen yang tidak mengakibatkan pada :
    • kegagalan dari suatu sistem
    • mengurangi kemampuannya dalam menjamin kondisi proses yang terkontrol
    • kondisi fatal
  • Ketidaksesuaian yang disebabkan oleh :
    • Kegagalan pada dokumentasi dan rekaman
    • Satu atau lebih ketidak konsistenan penerapan suatu persyaratan yang tidak mengakibatkan kepada 3 hal tersebut diatas

3. Peluang Peningkatan (Opportunity For Improvement)

Adalah hasil audit yang menemukan bahwa telah dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses, akan tetapi terdapat suatu peluang untuk menimbulkan ketidaksesuaian atau peluang untuk meningkatkan efektifitas proses. Biasanya jika auditee dapat melaksanakan saran auditor untuk melakukan tindak lanjut terhadap peluang peningkatan ini, perusahaan dapat menerima dampak yang positif. Karena sifatnya peluang, maka hal ini dapat disikapi oleh auditee sebagai saran yang membangun.

Closing Meeting Audit

Ilustrasi Closing Meeting Audit

Sumber : https://salesvue.com/wp-content/uploads/2013/08/3-Basic-Steps-to-Closing-the-Sale.jpg

TINDAK LANJUT HASIL AUDIT

Berdasarkan hasil audit, auditor akan menerbitkan Permintaan Tindakan Korektif atau Corrective Action Request (CAR) yang harus segera ditindak lanjut oleh auditeeAnda sebagai auditee harus segera menutup temuan ini dan auditor akan melakukan verifikasi terhadap tindakan korektif yang telah dilakukan agar auditee dapat dinyatakan lolos dalam Audit Sistem Manajemen yang telah dilakukan.

Beberapa istilah hasil audit diatas paling umum disampaikan oleh auditor, semoga bermanfaat bagi anda yang sedang menjalani proses audit sistem manajemen.

Penulis : Permana Eka Satria

REFERENSI :

Dody I. W., 2018. INTEGRASI AUDIT SISTEM MANAJEMEN K3L. Sentral Sistem Consulting (Materi Training Internal Auditor Sistem Manajemen K3L)

Baca Tulisan

Permana Eka Satria

I might be not an expert but I learn from the experts.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button